?

Log in

No account? Create an account
Paperless - dewynter

> Recent Entries
> Archive
> Friends
> Profile
> Fine Art Landscape, Travel and Stock Photography

May 13th, 2013


Previous Entry Share Next Entry
07:04 pm - Paperless
По разным причинам и в частности, чтобы как-то сберечь деревья - легкие планеты, я все стараюсь перевести на безбемажную основу. Уже везде где только можно я вместо бумажных инвойсов и счетов прошу электронные версии. Telstra, некоторые банки, Apple, онлайн магазины уже давно так работают, но есть куча организаций, которая до сих пор рассылает бумажные счета, да и в магазинах бумажные чеки еще никто не отменял. Те, что нужна для налоговой надо хранить 7 лет. А это занимает место. В итоге надо все переводить на электронные версии. Так что потихоньку все сканируем и на диск складываем.

Народ уже на этом собаку съел и отработал технологии, но все равно все не так просто как кажется. Ну ладно, нам нужен сканер. Или обычный или такой чтобы сразу мог в PDF конверить, отсылать в облако и пр. Сейчас на рынке есть несколько моделей, специально для таких целей. Это серия Fujitsu ScanSnap S1300i/S1500/iX500, Canon imageFORMULA P-150 и Doxie. На остальные ссылки не даю - сами найдете на ближайшем к вам сайте, а вот Doxie это очень интересный принтер. Во-первых маленький, есть вариант работы от батареек, можно по Wi-Fi (через Eye-Fi) сразу заливать на комп. Ну и цена и доставка по всему миру. Кроме этого, конечно, можно использовать камеру в сотовом телефоне. Для них уже даже куча софта используется. Например для чеков можно использовать ShoeBox by 1000memories или вообще облачную систему управления Shoeboxed. Сам я изредка пользуюсь CamScanner+. Но не суть. Сосканировать и перевести в PDF можно многими способами. Перевели. Теперь нам надо хранить это.

Для хранения вариантов тоже много. Можно хранить все на жестком диске дома и уповать, что ничего с ними не случиться. Можно залить в облако на Dropbox, Google Drive или еще куда. В принципе у этого метода большой плюс - есть как оффлайновая копия, так и мультиплатформенная онлайновая. Но с онлайн дисками одна проблема - это все рано или поздно превращается в файлопомойку. В итоге ни найти что-то, ни управлять этим. И вот тут мы подходим к самому главному - как всем этим управлять. Есть большие и серьезные системы типа Trim и Objective, а есть маленькие типа Paperless (есть версия и для Windows), DEVONthink и iDocument от IcyBlaze. Все бы ничего, и как мне кажется это решение просто замечательное, но есть одно но. Надо чтобы можно в случае чего все это восстановить при крахе системы. Т.е. бэкапы, понятное дело, никто не отменял, но онлайн хранение тоже бы было очень полезно ибо иногда надо получить доступ и с мобильного телефона и вообще с другого компьютера. iDocument, кстати, поддерживает Dropbox и у них есть версия для смартфонов. Многие для этих целей рекомендуют Evernote. Опять же - мультиплатформенная онлайновая, многие современные принтера, что я перечисли выше сразу могут оправлять созданный PDF прямо в Evernote. Или я в CamScanner+ создаю многостраничный PDF и тоже сразу заливаю его в Evernote. Казалось бы чего еще надо? Но у Evernote нету оффлайнового хранилища на локальном диске и если в отсутствии интернета (а это возможно) нам что-то потребуется, то у нас не будет доступа к нашим данным. Так что на локальном диске нам тоже надо хранить. Вот и возникает вопрос - что делать? Есть Doo у которого уже есть свое облачное хранилище и они позволяют подключать внешние типа Dropbox и Google Drive.

Пока лидером являются iDocument и Doo за интеграцию с облаком и возможность хранения файлов локально без базы. Будем тестировать и смотреть.

Есть ли кто из моих читателей, кто уже перевел домашние дела на безбумажную основу? Кто как решал проблему каталогизации и поиска документов? Это раз.

И второе - а что вы делаете с подписями? Т.е. создаете вы PDF который надо подписать. Печатаете, подписываете и затем сканируете или же сразу вставляете подпись в документ и сохраняете как PDF?

(63 comments | Leave a comment)

Comments:


[User Picture]
From:scutfromhare
Date:May 13th, 2013 09:12 am (UTC)
(Link)
Вообще-то настольная версия Everenote хранить все втом числе и локально, ей инет для работы не нужен. В телефонной версии можно пометить фавориты и они будут храниться копией на телефоне. А вот с планшетом самая засада... Что-бы хранить офф-лайн копии на айПаде, надо иметь оплаченый акаунт :(

Зато Everenote распознает текст в приатаченых картинках и позволяет искать по нему. Бывает очень удобно. Так что совсем не обязательно туда пихать PDF, можно прямо сканы и тогда по ним становится возможен поиск :)
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 13th, 2013 09:41 am (UTC)
(Link)
да нет - просто PDF намного удобней в том смысле что многие МФУ уже посылают его, да и вообще.

А где Everenote хранит все? что-то я его библиотеку не нашел...
[User Picture]
From:scutfromhare
Date:May 13th, 2013 10:23 am (UTC)
(Link)
На компе хранит в ~/Library/Application Support/Evernote/accounts/Evernote
[User Picture]
From:cdplayer
Date:May 13th, 2013 09:23 am (UTC)
(Link)
> И второе - а что вы делаете с подписями?

Открываем его в Preview, нажимаем кнопочку "подпись", и вставляем подпись, которую ему скормили через встроенную камеру. Потом нажимаем "Print" -> PDF -> Save PDF (чтобы подпись перестала быть отдельным объектом, который могут украсть враги) :)

А документы можно каталогизировать DevonThink-ом.
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 13th, 2013 09:36 am (UTC)
(Link)
Ыыыыы? А где в Preview кнопочка "подпись"? У меня в 10.7.4 ее нету.


DevonThink надо будет посмотреть.
[User Picture]
From:eugnat
Date:May 13th, 2013 10:57 am (UTC)
(Link)
А еще есть устройства, которые позволяют сразу добавлять электронную подпись к документу (как на планшете расписаться).
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 13th, 2013 11:05 am (UTC)
(Link)
Какие устройства? А если делаешь докеумент в ворде? Или пдф заполняешь?
[User Picture]
From:eugnat
Date:May 13th, 2013 11:09 am (UTC)
(Link)
http://en.signotec.com/portal/seiten/signotec-lcd-signature-pad-sigma-900000301-10002.html?s_sprache=en&rubrik=900000001&

Типа таких. Разработчики клянутся, что подпись можно даже в суде проверить.
[User Picture]
From:timofey_k
Date:May 13th, 2013 11:22 am (UTC)
(Link)
Важнейшая фича облачного хранилища - чтобы оно OCR и текстовый поиск по сканам делало. Иначе через несколько лет ты задолбаешься каталогизировать файлы.

Evernote это умеет, но у бесплатной версии ограничения по объему в месяц

Гугл вроде умеет искать по PDF, но вот захочешь ли ты давать Гуглу все свои инвойсы...

Я пока сканю в PDF с автоматическим OCR на лету. Текстовый слой сохраняется в файле и Spotlight его сразу индексирует. Бекапа в облако пока, увы, нет.
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 13th, 2013 11:51 am (UTC)
(Link)
есть такое. я пока вообще просто сканю. я только начал.
[User Picture]
From:scutfromhare
Date:May 13th, 2013 12:17 pm (UTC)
(Link)
Аха... За одно выложат на google.com :)
[User Picture]
From:oldjackaroo
Date:May 13th, 2013 02:21 pm (UTC)
(Link)
А потом появляются сообщения типа "компания сменила провайдера пейчеков и к старому не доступиться, а банк для ссуды требует пейчек за позапрошлый год - что делать???!!!" (реальный случай).
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 13th, 2013 08:19 pm (UTC)
(Link)
Дык если у тебя есть электронные копии, то распечатал или послал им и все. Делов-то? Важно чтобы ты позапрошлым годом все эти чеки слил себе, а не полагался, что провайдер пейчеков тебе всегда будет доступен. Но никто не обязывает хранить бумажно.
[User Picture]
From:tutihushi
Date:May 13th, 2013 07:53 pm (UTC)
(Link)
Вместо Preview я пользую FormulatePro. А вот как индексировать пока непонятно. Храню в разных директориях в дропбоксе ил локале с бекапом
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 13th, 2013 08:25 pm (UTC)
(Link)
Для индексироваия нужен Evernote или что-то подобное. Но они все хранят в собственных базах. Я вот раньше пользовался digital asset management системой (пока фирма не умерла) для индексации всех своих терабайт фотографий. Дык вот все файлы лежали по папкам как я их положил, но при этом была база с индексом и поиск был элементарный. Все же edrms-ы впихивают все документы внутрь своих баз, что есть неправильно на мой взгляд. Нужна именно база с индексом, а файло по папкам в дропбоксе или гугл доксах.
[User Picture]
From:tutihushi
Date:May 14th, 2013 12:08 am (UTC)
(Link)
Слушай, а ты пользовался Paperless?в смысле у них есть облако свое или он только индексирует?
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 14th, 2013 01:24 am (UTC)
(Link)
Не, еще не пользовался. Но облака у них нет. Они используют SQLlite базу которая лежит локально. И не рекомендуют ее класть на дропбокс или еще куда в постоянный доступ. Т.е. как оффлайн бэкап можно, а вот как постоянный доступ с дропбокса - нет.
[User Picture]
From:tutihushi
Date:May 14th, 2013 01:28 am (UTC)
(Link)
Это больно. (C) Д.Гоцман
[User Picture]
From:earthcore
Date:May 14th, 2013 10:44 am (UTC)
(Link)
Я использую Fujitsu ScanSnap S1300i, сохраняю документы в Google Drive в PDF формате. ScanSnap сразу распознает текст и делает PDF searchable что очень удобно. Файлы сортирую в папки по темам, организациям и годам. Недавно пересканил все свои бумажные архивы за почти 10 лет и отшрэдил всё нафиг.
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 14th, 2013 10:55 am (UTC)
(Link)
Вот я тоже собрался брать Fujitsu ScanSnap S1300i. У меня дропбокс и я собираюсь поюзать проги iDocument и Doo для управления архивом.
(Deleted comment)
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 15th, 2013 01:07 am (UTC)
(Link)
Очень интересная и правильная точка зрения. Я с этой позиции не рассматривал. Но теперь все обдумаю заново. Не то чтобы я откажусь от идеи paperless (просто потому что иногда выхода нет), просто буду под новым углом рассматривать.
[User Picture]
From:vicb
Date:May 18th, 2013 04:53 am (UTC)
(Link)
А ты рассмотри.. Коробка из под 6 бутылок вина, легко вмещает бумажек за 2-3 года... Многа места в шкапчике не занимает.. Как у меня знакомый говорит: сначала ты платишь чтобы данные в облоко заковырять, а потом - чтобы с него спрыгнуть.. Я как то писал, почему я плачу в основном реальными деньгами: достал кошелек - заплатил - ущел. С карточкой: достал кошелек - подумал какой карточкой платить - вставил - вспомнил\ввел пин- если не ошибся и связь в порядке, ущел.. Вечером пощел он-лайн проверить, чтобы два раза деньги не ушли..
Мой метод оплаты счетов: пришел ногами раз в месяц\полтора\два (в зависимости от настроения) в банк, сказал клерку: Свет - 150 доллров; газ - 150 долларов; телефон - 200 долларов; наличных - 600 долларов... занимает минут 5-7.. И не важно что там счета могут быть на 70\83 и 58,5 долларов.. Значит в следующий раз банк для оплаты счетов мне будет нужен только через 2.5-3 месяца..
[User Picture]
From:greg_brave
Date:May 21st, 2013 01:14 am (UTC)
(Link)
Не читал все каменты, может кто то этот способ уже и высказал.
Я пользуюсь Paperless. Ее база данных (по крайней мере на Маке) это система директорий с простыми файлами. То есть не какой то там свой непонятный формат.
Кроме того я пользуюсь гугель драйвом, и эту базу данных держу в директории гугель драйва, так что ее копия есть в облаке.
Таким образом как только я добавляю новый документ в программу он тут же (ну почти :) бэкапится и в облако. Paperless меня устраивает всем.
[User Picture]
From:dewynter
Date:May 21st, 2013 03:20 pm (UTC)
(Link)
А вот это ценный комментарий. Спасибо! Я как раз собирался тестировать Paperless по приезду.

> Go to Top
LiveJournal.com